Составление чек листа для внутреннего аудита смк

Пример чек-листа для внутреннего аудита — Finance-EXP.ru

Составление чек листа для внутреннего аудита смк

Контроль бухгалтерского учета, а также иных сфер экономической деятельности должен осуществляться на всех без исключения коммерческих предприятиях.

При этом следует помнить о большом количестве самых разных особенностей подобных процедур. Они должны быть упорядочены, следовать друг за другом в определенном порядке.

Так как именно это является одной из причин отсутствия проблем самого разного рода при проведении проверок контролирующими органами.

Существенно упростить работу подобного рода позволяет специальный чек-лист. Его важность достаточно сложно переоценить. Существует множество вариаций форматов подобного документа.

По возможности необходимо заранее ознакомиться с его свойствами, нюансами составления. Так можно будет избежать множества сложностей в дальнейшем.

Общие сведения ↑

Данный документ содержит максимально подробную информацию о перечне вопросов по проводимому аудиту. Рассматриваемого типа лист не имеет установленного в законодательстве формата.

Но при этом обязательно следует соблюдать определенные правила при его формировании. Это позволит снизить вероятность осложнений в процессе проведения аудита.

Прежде, чем приступить к составлению подобного листа, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

  • что это такое?
  • назначение документа;
  • правовая база.

Что это такое?

Сам чек-лист представляет собой особый документ, позволяющий одновременно решить достаточно большое количество различных задач.

Использоваться документ может различными учреждениями, контролирующими организациями и должностными лицами. Важно лишь помнить о правовых нормах, которые имеют место в случае составления документа данного вида.

Сам документ отражается следующие вопросы:

ФункционированиеА также соответствие – в случае проведения аудита системы менеджмента
СоответствиеКонтрольный перечень вопросов применяется для реализации аудита предъявляемых требований к организации

Использование подобного рода документов имеет как свои достоинства, так и недостатки. К основным минусам стоит отнести следующее:

Перечень обозначенных в документе вопросовМожет быть чересчур узок, что приводит к проведения проверки недостаточно полномасштабной
Чек-лист может в некоторых случаях являться сдерживающимОграничивающим фактором для аудитора – за пределы поставленных вопросов выходить он попросту не будет
Документ не может заменитьСтандартный план проведения аудиторской проверки
У неопытного аудитора могут возникнуть некоторые сложностиС пониманием сформулированных в листе вопросов – он попросту не сможет доходчиво и понятно объяснить что же именно он разыскивает в конкретном случае
Документ должен быть максимально хорошо подготовленВ случае дублирования вопросов может возникать серьезная путаница

:  Что такое шлюз приема отчетности в ФСС

В большинстве случаев как достоинства, так и недостатки документа зависят от множества различного рода факторов.

В первую очередь это касается следующих моментов:

Ограничения по времениА также ресурсам при проведении аудиторской проверки данного типа
Потребности самого клиентаДля которого проводится аудит

Чек-лист представляет собой универсальный инструмент для реализации задач, связанных с аудитом и некоторыми другими процедурами, которые регулярно должны осуществляться на предприятии.

Включать в себя подобные документы могут следующее:

ПереченьСпециально разработанных контрольных вопросов
План осуществления контроляВыборочного или же полного
Бланки для записи различных данныхСвидетельства поддерживающего характера, результаты аудита, протоколы совещаний

Назначение документа

Пользователями документа данного вида сегодня могут быть:

ОрганизациямЗанимающимся проведение аудита различного формата
УчрежденияПроводящие регистрацию, проверку, сертификацию коммерческих и иных предприятий

Данный лист позволяет одновременно или последовательно решать следующий перечень задач:

  • правильно, в соответствии с законодательными нормами, планировать проведение самого аудита;
  • проводить выборочный контроль, осуществлять максимально эффективно планирование всего своего времени;
  • позволяет избежать пропуска каких-либо важных этапов аудиторской проверки;
  • используется в качестве средства памяти;
  • существенно упрощает проведение самой аудиторской проверки;
  • аудит осуществляется структурировано, целостностно;
  • при помощи чек-листа возможно будет осуществлять коммуникацию между различными учреждениями, а также проводящими проверку сотрудниками.

Также подобные документы нередко используются для решения иных задач. Стоит заблаговременно ознакомиться со всеми основными свойствами подобных документов. Это даст возможность избежать большого количества самых разных сложностей.

Правовая база

Основным законодательным актом, в соответствии с которым должен составляться документ данного вида, является Федеральный закон №307-ФЗ от 30.12.08 г. «Об аудиторской деятельности».

Включает данный нормативно-правовой документ следующие основные разделы:

ст.№1Аудиторская деятельность
ст.№2Перечень основных НПД, которые также регулируют подобного рода деятельность
ст.№3Что такое аудиторская организация
ст.№4Что подразумевается под термином «аудитор»
ст.№5Что подразумевает под собой обязательный аудит
ст.№6Аудиторское заключение
ст.№7Перечень основных правил, стандартов действий, проводимых аудиторами
ст.№8Обозначает полную независимость различных аудиторских организаций
ст.№9Аудиторская тайна
ст.№10Как осуществляется контроль за качеством проведения проверки
ст.№11Квалификационный аттестат аудитора
ст.№12Порядок, а также основания для проведения аннулирования аттестата аудитора
ст.№22Проведение государственного контроля в рассматриваемой сфере деятельности предприятия

По возможности стоит внимательно ознакомиться со всеми нюансами законодательства, регламентирующего аудиторскую деятельность. Так как именно эти нормативно-правовые документы должны в обязательном порядке соблюдаться.

Пример заполнения чек-листа для внутреннего аудита ↑

Процесс составления рассматриваемого типа листа достаточно прост, но имеет свои нюансы. Существенно упростить подобного рода процедуру можно будет рассмотрев пример чек-листа внутреннего аудита СМК.

:  Чем грозит подделка справки 2-НДФЛ (последствия)

Непосредственно сам процесс составления может осуществлять различными способами. Прежде всего нужно будет рассмотреть следующие основополагающие вопросы:

  • где взять бланк;
  • порядок заполнения;
  • заполненный образец.

Где взять бланк

Пример в Excel чек-листа для внутреннего аудита можно легко скачать в интернете. По возможности следует использовать только лишь хорошо себя зарекомендовавшие и проверенные ресурсы.

Сегодня существует достаточно большое количество частных учреждений, занимающихся проведением аудита. Бесплатно, в виде консультации такие предприятия могут представить образец данного документа. Или же за отдельную плату.

Порядок заполнения

Сам порядок заполнения аудита в законодательстве не отражается. Но необходимо по возможности придерживаться следующего алгоритма:

Определяется целевая аудиторияДля кого будет разрабатываться документ, основные задачи, которые нужно будет решить с его помощью
Формируется перечень вопросовКоторые требуется рассмотреть в случае проведения проверки на предприятии
Определяется сам форматСоставления документа

Обычно в качестве основного формата используется именно лист Excel. Причиной тому является простота составления, а также распечатки. Достаточно часто чек-листы необходимы именно в бумажном формате.

При необходимости электронный документ без затруднений можно будет отправить через интернет. Следует помнить о некоторых важных нюансах формирования подобного рода листа.

Заполненный образец

Единственный верный способ избежать возникновения различного рода сложностей при составлении подобного документа – воспользоваться уже заполненным образцом.

Таким образом, также можно будет существенно ускорить процедуру проведения подобного рода процедур. Особенно это касается части составления вопросов. Нередко именно на этом этапе возникают всевозможные затруднения.

Сам чек-лист представляет собой таблицу, включающую шесть различных столбцов. Их перечень:

Нумерация строки
ТребованиеКоторые необходимо будет проверить
Вопросы уточняющего характераПо необходимости
Указывается способ осуществления оценки различного рода требованийПроводятся наблюдения, осуществляется проверка документации
Проставляется соответствующая отметка о выполненииИли же невыполнении определенных стандартов по конкретному вопросу
Свидетельство о достоверности проведения аудита

Источник: https://finance-exp.ru/primer-chek-lista-dlya-vnutrennego-audita/

Образец заполнения смк

Составление чек листа для внутреннего аудита смк

Как вы оцениваете удовлетворенность внешних или внутренних потребителей работы вашего подразделения (отсутствие замечаний коллег из других подразделений внутри компании, неформальное общение с клиентами и коллегами)? 2.3.2. Если вы исполнитель. 2.3.2.1.

Как Вы планируете свою работу (план-график проекта, задания руководителя)? 2.3.2.2. Где описаны Ваши функции и регламенты их выполнения? (В РК, БМ, ДП, БП.). 2.3.2.3.

Как Вы осуществляете свою деятельность в компании? (В соответствии со схемами БП, ДП и внутренними и внешними регламентами и БМ своего подразделения.). 2.3.2.4.

Как Вы оцениваете удовлетворенность внешних или внутренних потребителей Вашей работы? (Отсутствие замечаний других подразделений внутри Компании, неформальное общение с коллегами.) Помните, что каждое «лишнее» слово (как в суде) может обернуться проблемой для Компании.

Пример чек-листа для внутреннего аудита

Для того что бы предприятию пройти СМК, нужно заполнить заявку (Приложение В). В заявке нужно указать: — наименование организации; — Ф.И.О.; — банковские реквизиты; — деятельность предприятия по ОКВЭДу; — предполагаемый срок проведения сертификации; — количество человек. На основании заявки поданной в орган по сертификации, принимается решение о его принятии, или отклонении.

Нами был выбран орган по сертификации ООО «Ростест Красноярск», который имеет право сертифицировать СМК в области оказания гостиничных услуг. На основании поданной заявки, орган по сертификации приготовил извещение (Приложение Г). Было принято положительное решение, т.к. заявляемая область сертификации СМК ООО «Коммунальник» соответствует области аккредитации органа сертификации ООО «Ростест Красноярск».
Далее орган по сертификации назначает комиссию по ответственным за проведение сертификации работ ООО «Коммунальник».

Памятка по системе менеджмента качества

Важно Незнание Политики в области качества ЗАО «АО Кворум» рассматривается как предательство корпоративных интересов, нелояльностью к Компании, с вытекающими отсюда далеко идущими последствиями.

СОТРУДНИК, НЕ ЗНАЮЩИЙ ПОЛИТИКУ В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА КОМПАНИИ, СТОИТ В ПОЛ-ШАГЕ ОТ ПРЕДАТЕЛЬСТВА РОДИНЫ. 1.3. Где и как проводилось обучение СМК в нашей Компании?.
1.3.1.

Внимание У нас в Компании прошли презентации (неплохо их хотя бы снова еще раз посмотреть) по СМК: «Концепция построения СМК», «Формирование Бизнес-моделей подразделений, определение метрик, разработка показателей качества», «Архитектура СМК», содержание которых опубликовано в: 1.3.2.

Проведено обучение руководящего звена и ответственных специалистов положениям и требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 Специалистом Службы качества. 1.4. Роль руководителя (департамента, отдела, группы) в СМК.
1.4.1.

Как заполнить заявку на проведение сертификации смк по iso 9001:2008?

Если участвуете — эти схемы мне понятны и содержат описание последовательности моих действий (работ), привлекаемых ресурсов (должности) и указания, определяющих детали моей работы регламентов (стандарты, правила, инструкции)». 2.2.5.

Вопрос: «Как в Вашей Компании проводится аттестация персонала?» Ответ: «Да, в нашей Компании проводится периодическая аттестация персонала». 2.3. На следующие вопросы необходимо заранее подготовить конкретные ответы.
2.3.1. Если вы руководитель. 2.3.1.1. Как вы планируете работу своего подразделения? 2.3.1.2.

Где сформулированы требования (не к должности, а работы), которые должны выполнять ваши сотрудники (ТЗ, ТУ, регламенты)? 2.3.1.3.

Партнеры

Главное — чтоб Клиент (заказчик, потребитель) был уверен, что в башке Исполнителя (поставщика) любого уровня не возникнет и мысли, что-то сделать не так, не говоря уже о том, что Исполнитель своими шаловливыми ручонками сделает что-то не так. 1.1.2.

Как понимать качество у нас в Компании? — Качество в производственной деятельности понимается конструктивно. Это удовлетворение требований к поддержке бизнеса клиента, подтвержденное объективными данными тестирования, и получение этого результата при заданных ограничениях на сроки, бюджет и персонал. 1.1.3.

Как достигается качество? — Качество достигается за счет определения и анализа бизнес-процессов и требований Заказчика в начале проекта и их последовательного отображения на процессы и базу данных внедряемой ИС путем строгого выполнения всех внутренних и внешних документированных процессов, процедур и регламентов. 1.1.4.

И к тому же Компания ЗАО входит в корпорацию. Для успешного функционирования на рынке IT-технологий, а также заполучения выгодных заказов и выигрывания тендеров, Компания должна следовать определенным правилам игры. Например, для участия в тендерах для получения госзаказа, СМК Компании д.б.

сертифицирована на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001. Данная проблема (получение сертификата) , была с успехом решена в декабре 2004. Оно конечно можно было бы почить на лаврах, но здесь нам не тут. Сертификат-то дается всего лишь на 3 (три) года, после чего его опять нужно подтверждать.

Но самое приятное в этом процессе то, что Компания должна проходить инспекционную проверку (аудит) не менее 1 раза в год. В декабре 2005 г. Компания с успехом прошла аудит и вот приближается декабрь 2006 г.

Председатель комиссии снимает несоответствие в следующих случаях: в ходе обсуждения со стороны проверяемой организации представляются дополнительные доказательства того, что обнаруженное несоответствие не является обоснованным, при этом оформленный бланк регистрации аннулируется — обнаруженное несоответствие устраняется в ходе аудита. В этом случае в бланке регистрации несоответствий делается отметка об устранении несоответствия, а сам факт наличия устраненного несоответствия фиксируется в акте о результатах аудита. Несоответствие может быть переведено из значительного несоответствия в малозначительное несоответствие в том случае, если проверяемая организация предоставит комиссии, объективные доказательства. Несоответствие может быть переведено из категории «малозначительное» в категорию «значительное» при не устранении малозначительного несоответствия в установленный срок. (Приложение И).

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК Работа по управлению документацией СМК должна включать: 1.планирование выпуска или изменения документа; 2.разработку и обеспечение адекватности до издания; 3.согласование и утверждение; 4.выпуск и идентификацию; рассылку и обеспечение доступа; 5.

усовершенствование; 6.хранение; 7.аннулирование и изъятие. Логика построения документов СМК: 1.Документирование – это всего-навсего отражение процессов. 2.Информация упоминается только один раз, а в остальных местах – только ссылки.

Принцип написания документации СМК: необходимо записывать то, что делаешь и необходимо делать то, что записано. Документация СМК должна периодически анализироваться и при необходимости пересматриваться в соответствии с процедурой управления документацией.

Бездумная разработка всевозможных инструкций сковывает практическую работу.

Пример заполнения смк

Все сотрудники Компании имеют обязательную подписку на изменения электронных версий документации СМК Лучше испытать десять минут стыда, чем создать проблему для своей Компании. Вторая народная мудрость 2.

Что и как надо отвечать на вопросы аудитора. 2.1. Общие рекомендации по ответам. 2.1.1.

Стараться давать только утвердительные ответы, показать знание всего изложенного выше (ответы конкретные, не фантазировать и не «умничать»).

2.1.2. При невозможности дать прямой утвердительный ответ под любым предлогом (недавно работаете, взволнованы аудитом или просто забыли и т. п.

) необходимо «перевести стрелку» на своего руководителя или на Службу качества, но ни при каких обстоятельствах не говорить: «про это я ничего не знаю» или «этого мы никогда не делаем» и т. п.

, и не дай Бог сказать, что это мол «Строго конфиденциальная информация». 2.1.3.

Программа внутреннего аудита смк пример заполнения

Требования к документации СМК: системность, функциональная полнота, адекватность, идентифицируемость, адресность, простота, актуализированность. Критерий правильности документа СМК: документ можно использовать для обучения вновь принятых сотрудников без дополнительных пояснений.

Благодаря документированным процедурам и рабочим инструкциям сотрудники имеют возможность знать весь процесс от начала до конца, по разработанным формам строится четкая запись всех результатов работы.


Если требования к документации СМК по ISO выполнены, то в результате должно получиться точное руководство по качеству и хорошие процедуры, адекватно описывающие как все функции в системе взаимодействуют между собой.

Источник: http://civilist-audit.ru/obrazets-zapolneniya-smk/

Составление чек листа для внутреннего аудита смк

Составление чек листа для внутреннего аудита смк

Если KPI не включены в практику проверяемой компании, то хорошо будет включить в чек-лист вопрос к владельцу процесса: как он сам для себя определяет, что его процесс эффективен. Выяснив это, вы добьетесь большего от процесса внутреннего аудита.

Чтобы получить больше информации о ключевых показателях деятельности, посетите страницу «Как назначить ключевые показатели деятельности для вашей СМК на основе ISO 9001».

А каков резон вообще использовать чек-лист при проведении внутренней проверки соответствия?

Да, безусловно, в стандарте ISO 9001:2015 отсутствует требование использовать чек-лист. Но это удобный способ оформления и организации вопросов, которых вы должны коснуться в ходе внутренней проверки. С чек-листом вы точно ничего не забудете проверить.

Эта процедура предусматривает:

  • обнаружение, идентификацию и регистрацию несоответствий;
  • классификацию несоответствий по степени их значимости;
  • составление протоколов несоответствий.

В протоколе о несоответствии указываются:

  • время и место его обнаружения;
  • содержание и значимость несоответствия;
  • ссылка на нарушение определенного пункта стандарта предприятия или ГОСТа, выступающего в качестве критерия аудита.

Протокол несоответствия является источником информации для последующей разработки корректирующих и предупреждающих действий, позволяющих устранить выявленные недостатки.

Примеры несоответствий при внутреннем аудите СМК

Перечень несоответствий, которые могут быть выявлены в процессе внутреннего аудита, является обширным, т. к.

Важно Этот документ содержит следующую информацию:

  • цели проведения проверки;
  • критерии, по которым проводится аудит, а также перечень проверяемых документов;
  • область аудита (проверяемое подразделение, в том числе протекающие в нем организационные и функциональные процессы);
  • указание даты и места проведения проверки;
  • роли и ответственность членов аудиторской группы и сопровождающих их лиц.

Документ утверждается руководителем предприятия, подразделения которого подвергаются проверке. В ходе аудита план может быть скорректирован руководителем аудиторской группы.

Пример плана проведения внутреннего аудита может выглядеть так:

УТВЕРЖДАЮ

Представитель руководства СМК

АО «ФТОРОПЛАСТ»

(подпись) /Мальченков Е.

ст.№1 Аудиторская деятельность ст.№2 Перечень основных НПД, которые также регулируют подобного рода деятельность ст.№3 Что такое аудиторская организация ст.№4 Что подразумевается под термином «аудитор» ст.№5 Что подразумевает под собой обязательный аудит ст.№6 Аудиторское заключение ст.№7 Перечень основных правил, стандартов действий, проводимых аудиторами ст.

№8 Обозначает полную независимость различных аудиторских организаций ст.№9 Аудиторская тайна ст.№10 Как осуществляется контроль за качеством проведения проверки ст.№11 Квалификационный аттестат аудитора ст.№12 Порядок, а также основания для проведения аннулирования аттестата аудитора ст.

№22 Проведение государственного контроля в рассматриваемой сфере деятельности предприятия

По возможности стоит внимательно ознакомиться со всеми нюансами законодательства, регламентирующего аудиторскую деятельность.

(заполняется руководителем подразделения)

Внимание По п. 1: подготовить план-график мероприятий по наведению порядка с мерительным инструментом на заводе с указанием конкретных мероприятий и сроков их выполнения. Организовать проведение фактической инвентаризации наличия мерительного инструмента в МП с составлением описи.

По п.

2: обеспечить рабочие места необходимой технологической документацией (8ПА.310.202); подготовить план-график мероприятий по инвентаризации технической документации в МП, одновременно надо определить актуальность имеющихся в наличии в МП экземпляров технической документации (конструкторской и технологической) по производственным участкам, оформить письменно и представить техническому директору.

По п.

  • не документируются процедуры подбора и обучения персонала;
  • в рабочей документации отдела кадров отсутствуют планы по повышению квалификации.

и пример отчета по внутреннему аудиту СМК

После окончания внутреннего аудита руководитель аудиторской группы составляет отчет по итогам проделанной работы.

Составление отчета об аудите обеспечивает:

  1. Наглядность результатов проведенной проверки.
  2. Возможность обобщения и анализа результатов всех аудитов, проведенных согласно действующей программе.
  3. Упрощение процедуры подготовки и реализации корректирующих действий.

Форма такого отчета действующими стандартами не регламентирована, поэтому он может различаться, в зависимости от предприятия.

Также по результатам внутреннего аудита допустима оценка компетентности сотрудников проверяемого отдела компании или целого филиала.

Этапы заполнения чек-листа для внутреннего аудита СМК с примерами описаны ниже.

Этапы заполнения

В процессе контроля структура чек-листа имеет важное значение. При его разработке необходимо учитывать логичную последовательной процедуры, исключающую постоянный возврат к уже рассмотренным аспектам.
Это позволит выстроить корректную структуры не только самого контрольного списка, но и помочь в правильном его заполнении.

На самом деле заполнение грамотно составленного чек-листа очень простое.

  • На первом этапе необходимо вникнуть в содержание пункта проверки, прочесть вопрос или ознакомиться с контролируемым критерием.
  • Далее следует уточнить метод оценки и провести ее согласно этому пункту.
  1. Издание приказа о выполнении аудита (в нем указывается информация о проверяемом подразделении и составе аудиторской группы).
  2. Составление и утверждение плана проверки.
  3. Проведение членами аудиторской группы рабочего совещания.
  4. Разработка рабочей документации для проведения аудита.
  5. Уведомление проверяемого подразделения о грядущей проверке.
  6. Проведение предварительного совещания с представителями аудируемого подразделения.
  7. Проверка.
  8. Итоговое совещание с представителями аудируемого подразделения.
  9. Составление отчетной документации и ее рассылка заинтересованным лицам.

Программа аудита

Программа внутреннего аудита — это документ, содержащий сведения об аудитах, которые должны быть проведены на предприятии в течение определенного периода времени (как правило, полугода или года).

Общие сведения ↑

Данный документ содержит максимально подробную информацию о перечне вопросов по проводимому аудиту. Рассматриваемого типа лист не имеет установленного в законодательстве формата.

Но при этом обязательно следует соблюдать определенные правила при его формировании.
Это позволит снизить вероятность осложнений в процессе проведения аудита.

Прежде, чем приступить к составлению подобного листа, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

  • что это такое?
  • назначение документа;
  • правовая база.

Как создать чек-лист для внутреннего аудита системы качества ISO 9001:2015?

Составление чек листа для внутреннего аудита смк

Источник: автором статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству.

В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента.

Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Внутренний аудит является самым важным инструментом проверки СМК (Система менеджмента качества, – ред.) или любой другой системы менеджмента. Из требований ISO 9001:2015 очень ясно, что внутренний аудит является ключевым элементом вашей системы.

А коль уж вы заинтересованы в понимании того, как функционируют ваши процессы – еще и главное средство сбора информации. Однако о чек-листах в ISO 9001:2015 ничего не сказано.

С другой стороны, их широко и давно используют, чтобы убедиться, что никакая фаза или составляющая процесса внутреннего аудита не упущена вами.

Какие требования к внутренним аудитам предъявляет ISO 9001:2015?

Ключ к пониманию всех «Как?» и «Зачем?», возникающих у вас в связи с чек-листами дает понимание требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. В соответствии с Пунктом 9.2.1 норматива, внутренние аудиты в СМК преследуют две основные цели:

  • показать, что процессы эффективны с точки зрения запланированных результатов, идентифицированных в системе качества, также именно внутренний аудит удостоверяет, что все процессы, которые нужны СМК по стандарту ISO 9001, функционируют в организации на самом деле;
  • продемонстрировать, что процессы эффективно внедрены и поддерживаются в рабочем состоянии.

Задача с чек-листами, таким образом, сводится к тому, что нужно опираться при их подготовке на всю необходимую информацию, чтобы можно было гарантированно получить два только что упомянутых выхода из бизнес-процесса внутреннего аудита.

Как вы подготовите чек-лист, чтобы удостоверить соответствие?

Внутренний аудит позволяет оценить выходы из процессов СМК путем анализа записей или прямого наблюдения аудиторов за работой сотрудников. Все это в итоге сличается с известными и подготовленными заранее планами по результатам работы.

Как мы уже показали, есть два основных «комплекта» запланированных результатов, которые следует проверить: те, что подразумевает ISO 9001:2015 и те, что компания сама назначила для своих бизнес-процессов. К примеру, если вы аудитируете процесс закупок на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2015 (Пункт 8.4.1, – ред.

), ваша задача будет заключаться в том, чтобы подтвердить, что внешние поставщики оцениваются, отбираются, в отношении их работы установлен мониторинг. Что применительно к ним действуют механизмы переоценки, в основу которых положена их способность поставлять продукты и услуги, соответствующие требованиям. Таковы требования стандарта в этом вопросе.

Подтвердить выполнение соответствующих положений компания с системой качества может на базе проведения раз в три года аудита своих поставщиков. Тогда это будет установленным конкретным предприятием критерием эффективного функционирования процесса.

При таких «исходных» мы уже можем начать составление чек-листа для аудита.

Чек-лист аудитора – это обычно список вопросов, которые он собирается задать, иногда – список операций, выполняемых работниками компании, которые он хочет наблюдать для получения свидетельств соответствия действий плану.

Составляется чек-лист после анализа, во-первых, требований ISO 9001:2015, во-вторых, всех документированных и недокументированных процессов и процедур. Последнее нужно, чтобы аудитор знал, как процесс должен протекать в идеале и что должно получиться на выходе.

Для примера с внешними поставщиками, рассмотренного нами выше, чек-лист может включать вопросы к поставщикам, а также сбор и оценку отчетов внутренних аудитов самих поставщиков. Такие данные в совокупности должны подтвердить соответствие СМК стандарту и реальных бизнес-процессов – требованиям СМК.

Чек-лист – это не только вопросы. В нем аудитор может записать выдержки из положений процедур, которые он наметил проверить. Помните, что чек-лист – инструмент аудитора.

Его нельзя дать владельцам процессов, являющихся объектом аудита, чтобы они сами заполнили его. Это абсурд.

Итак, подводя итоги, можно подчеркнуть, что формат чек-листа воспринимает любые вопросы и выдержки из документации СМК, которые могут быть полезны с точки зрения проверки работоспособности всех элементов системы.

Если вы хотите лучше понять процессный подход, вот вам неплохая статья по этому поводу «ISO 9001: важность процессного подхода».

На основании каких фактов вы можете утверждать, что бизнес-процесс эффективен?

Помните, мы выделили две части требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. Только что мы в основном говорили о первой части. Практическую реализацию на предприятии остальных положений ISO 9001 проверить будет сложнее. Однако и эта задача по плечу любому. Зависит от специфики конкретного проверяемого процесса, конечно.

Как известно, многие компании для оценки деятельности прибегают к ключевым показателям эффективности (KPI – Key Performance Indicators, – ред.), в том числе, когда добиваются соответствия ISO 9001:2015.

Владельцы процессов выбирают один или несколько индикаторов, измеряя конкретный показатель которых можно с уверенностью делать выводы о состоянии процесса.

Я это говорю к тому, что если KPI у вас внедрены и поддерживаются владельцами процессов, то оценку эффективности СМК на основе имеющихся KPI можно включить в качестве одного из элементов чек-листа внутреннего аудита.

Если KPI не включены в практику проверяемой компании, то хорошо будет включить в чек-лист вопрос к владельцу процесса: как он сам для себя определяет, что его процесс эффективен.

Выяснив это, вы добьетесь большего от процесса внутреннего аудита.

Чтобы получить больше информации о ключевых показателях деятельности, посетите страницу «Как назначить ключевые показатели деятельности для вашей СМК на основе ISO 9001».

А каков резон вообще использовать чек-лист при проведении внутренней проверки соответствия?

Да, безусловно, в стандарте ISO 9001:2015 отсутствует требование использовать чек-лист. Но это удобный способ оформления и организации вопросов, которых вы должны коснуться в ходе внутренней проверки. С чек-листом вы точно ничего не забудете проверить.

Как и многие другие проверенные практики проведения внутренних аудитов, чек-лист дает возможность сэкономить время, избежать ошибок.

Если только вы заинтересованы в создании экономичной, но, тем не менее, эффективной и результативной СМК, то для вас такое средство, как чек-лист – просто бесценно.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://1cert.ru/vopros-otvet/kak-sozdat-chek-list-dlya-vnutrennego-audita-sistemy-kachestva-iso-9001-2015

Внутренний аудит СМК – системы менеджмента качества

Составление чек листа для внутреннего аудита смк

Аудит системы менеджмента качества (СМК) — это систематический процесс получения сведений о функционировании СМК и ее соответствии критериям, установленным действующими стандартами.

Аудит СМК может быть:

  • внешним — проверка проводится сотрудниками сторонних специализированных организаций;
  • внутренним — проверка проводится сотрудниками службы качества аудируемого предприятия (подробности о службе внутреннего аудита вы найдете здесь).

Внутренний аудит системы менеджмента качества проводится с целью:

  • своевременного выявления проблем и несоответствий в функционирующей на предприятии СМК;
  • определения причин возникновения таких несоответствий и разработки методов их устранения;
  • проверки эффективности корректирующих действий, выполненных по итогам ранее завершенных проверок;
  • подготовки к внешнему аудиту для получения сертификата соответствия ИСО 9001 и другим стандартам.

Источниками информации в ходе такой проверки могут быть:

  • личные беседы с работниками аудируемых подразделений предприятия;
  • результаты самостоятельного наблюдения аудиторов за деятельностью работников, состоянием их рабочих мест, условиями труда и пр.;
  • информация, полученная от потребителей по обратной связи;
  • внутренние документы подразделения (отчеты, контракты, инструкции, калькуляции, конструкторская и технологическая документация и пр.);
  • отчеты о проведенных аудитах и выполненных по их итогам корректировках, составленные ранее.

Принципы проведения внутреннего аудита СМК

Принципы проведения внутренних аудитов зафиксированы в ГОСТ Р ИСО 19011-2012. К ним относятся:

  • беспристрастность: аудитор должен объективно оценивать полученные сведения и документы, формировать правдивые и точные отчеты;
  • конфиденциальность: аудитор должен сохранять полученную им информацию в тайне от третьих лиц;
  • профессиональная осмотрительность: аудитор должен быть прилежным, применять имеющиеся у него профессиональные знания по отношению к объекту проверки;
  • независимость: аудитор должен самостоятельно принимать решения на основании полученных им сведений и не изменять их из-за стороннего влияния заинтересованных лиц;
  • подход, основанный на свидетельстве: в связи с ограниченной продолжительностью времени, в течение которого должна быть проведена проверка, аудитор должен использовать выборки определенной информации с целью получения сведений о функционировании СМК в целом;
  • целостность: деятельность аудитора должна соответствовать одновременно всем перечисленным выше принципам.

Порядок проведения внутреннего аудита

Процедура проведения внутренней проверки включает несколько стадий, идущих в следующем порядке:

  1. Издание приказа о выполнении аудита (в нем указывается информация о проверяемом подразделении и составе аудиторской группы).
  2. Составление и утверждение плана проверки.
  3. Проведение членами аудиторской группы рабочего совещания.
  4. Разработка рабочей документации для проведения аудита.
  5. Уведомление проверяемого подразделения о грядущей проверке.
  6. Проведение предварительного совещания с представителями аудируемого подразделения.
  7. Проверка.
  8. Итоговое совещание с представителями аудируемого подразделения.
  9. Составление отчетной документации и ее рассылка заинтересованным лицам.

и пример плана внутреннего аудита СМК

Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита и ознакомить с ним проверяемое подразделение. Этот документ содержит следующую информацию:

  • цели проведения проверки;
  • критерии, по которым проводится аудит, а также перечень проверяемых документов;
  • область аудита (проверяемое подразделение, в том числе протекающие в нем организационные и функциональные процессы);
  • указание даты и места проведения проверки;
  • роли и ответственность членов аудиторской группы и сопровождающих их лиц.

Документ утверждается руководителем предприятия, подразделения которого подвергаются проверке. В ходе аудита план может быть скорректирован руководителем аудиторской группы. Пример плана проведения внутреннего аудита может выглядеть так:

Яндекс.Дзен

УТВЕРЖДАЮ

Представитель руководства СМК

АО «ФТОРОПЛАСТ»

(подпись) /Мальченков Е. А./

01.08.2018

План внутреннего аудита

Основание для проверки: программа внутреннего аудита системы менеджмента качества на 2018 год.

Объект проверки: управление ресурсами для мониторинга и измерений, метрологическое обеспечение.

Аудируемое подразделение: инструментально-заготовительный цех.

Источник: http://IDeiforbiz.ru/vnytrennii-aydit-smk-sistemy-menedjmenta-kachestva.html

Внутренний аудит на предприятии: цель, задачи, функции, стандарты

Составление чек листа для внутреннего аудита смк

Сегодня понятие «внутренний аудит» получило большое распространение в бизнесе. Многие крупные предприятия и компании предпочитают создавать собственные службы и отделы внутреннего аудита, обучая своих сотрудников. К тому же и на рынке труда постоянно растет спрос на специалистов, которые обладают соответствующими знаниями и имеют международный диплом.

Задачи внутреннего аудита на предприятии

Внутренний аудит на предприятии представляет собой деятельность, которая направлена на предоставление объективных и независимых консультаций и гарантий для улучшения деятельности предприятия. Цель внутреннего аудита – оценивать риски, находить способы их уменьшения, а также увеличивать рентабельность бизнес-процессов.

Консультации аудиторов включают в себя оценку, анализ и отчет по поводу продуктивности и надежности процессов. Адресованы они непосредственно администрации организации.

Главные задачи внутреннего аудита на предприятии:

  • проверка систем внутреннего контроля для определения уровня эффективности работы подразделений;
  • разработка целостной системы управления рисками, анализ ее работы, а также создание мероприятий для их снижения;
  • контроль за соблюдением принципов корпоративного управления.

Необходимость внедрения внутреннего аудита

В последнее время в России наблюдается ориентация на разделение функций управления и владения бизнесом.

Собственники внедряют одну общую стратегию развития организации и управляют основными направления, а для решения мелких и повседневных задач, как правило, нанимают топ-менеджеров.

В таком случае на предприятии используется инструмент контроля состояния дел — внутренний или внешний аудит. Он позволяет собственникам получить полную и объективную оценку деятельности всей организации.

На внедрение внутреннего аудита в российских компаниях повлиял не меньше и Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011. Согласно статье 19, с начала 2013 года абсолютно все экономические субъекты должны проводить внутренний контроль хозяйственной деятельности.

Чек лист для внутреннего аудита

Контролирование бухгалтерского и управленческого учета, а также других областей хозяйствования должно происходить абсолютно на всех предприятиях. Однако важно знать об особенностях этой процедуры.

Все процессы должны следовать друг за другом упорядоченно. Поскольку именно благодаря соответствию данному требованию можно избежать многих ошибок и проблем при проведении аудита контролирующими органами.

Заполнение чек-листа во многом упрощает процесс. Его роль очень сложно преувеличить.

Что надо знать о чек-листе

Этот документ состоит из перечня подробных вопросов по проводимому аудиту. Определенно установленного в законодательстве формата чек-лист не имеет. Однако необходимо соблюдать некоторые правила при его составлении и заполнении. Именно это снизит вероятность проблем в процессе проведения аудита.

На самом деле с помощью чек-листа можно решить довольно большой ряд вопросов и задач не только во время аудита, но и во время постоянной деятельности предприятия. Этот документ могут использовать различные организации, контролирующие учреждения и их должностные лица.

С помощью чек-листа можно решить следующие задачи:

  • правильно спланировать проведение аудита в соответствии с законодательными нормами;
  • осуществлять промежуточный и выборочный контроль, вести эффективный тайм-менеджмент;
  • гарантирует отсутствие пропуска важных частей аудиторской проверки;
  • является одним из средств памяти;
  • упрощает проведение аудита;
  • с его помощью аудиторская проверка проходит комплексно, структурировано и целостно и др.

Законодательный акт, который регулирует составление данного документа, является Федеральный закон №307 от 30.12.2008 г. «Об аудиторской деятельности».

С примером чек-листа для внутреннего аудита можно ознакомиться здесь.

Внутренний аудит СМК

СМК — система менеджмента качества — одна из частей всей системы управления компанией, которая создана с целью обеспечения и контроля стабильности хозяйственной деятельности, высокого качества и минимизации затрат на производство продукции или оказания услуг.

Согласно СМК структура документации выглядит следующим образом:

  • требования качества (руководство по качеству);
  • цели и политика в сфере качества продукции, услуг;
  • необходимые документированные процессы;
  • регламенты процедур, рабочие инструкции;
  • записи по качеству.

Аудит систем менеджмента качества не регламентируется ни федеральным, ни международным законодательством.

Поэтому отсутствуют обязательные законодательные нормы, которые определяют порядок и правила проведения аудиторской проверки систем качества на предприятии.

Это объясняется добровольным желанием организации проводить сертификацию систем качества. И все работы, которые сопутствуют построению и внедрению системы качества также являются добровольной инициативой.

Следовательно организации, которые занимаются аудиторскими проверками СМК, могут осуществлять свою деятельность без дополнительных лицензий или других разрешительных документов. А для осуществления внутреннего аудита и подавно эти документы не нужны.

Несмотря на это существуют специальные правила, которые регламентируют проведение аудиторских проверок СМК. Например, ИСО 19011:2011, который называется «Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента».

Его можно использовать для внутреннего и внешнего аудита.

Приказ о проведении внутреннего аудита

Приказ о проведении внутреннего аудита — внутренний документ, который составляется руководителем компании и устанавливает:

  • даты проведения аудита;
  • группы внутренних аудиторов и специалистов, ответственных за его проведение;
  • предоставление условий для проведения внутреннего аудита;
  • контроль за проведение аудиторской проверки.

Как стать специалистом в области внутреннего аудита

С каждым днем спрос на специалистов, которые способны проводить внутренний контроль предприятия, растет. Но повышаются и требования к ним.

Они должны обладать знаниями в финансовой сфере, разбираться во внутреннем контроле и корпоративном управлении, знать национальные и международные стандарты внутреннего аудита, а также понимать специфику деятельности, которую необходимо анализировать.

На помощь, всегда загруженным финансовым специалистам, приходит обучение через Интернет.

Онлайн курсы позволяют обучаться без отрыва от основной деятельности, дома или на работе в удобных комфортных привычных условиях.

Качество дистанционного обучения, не уступает, а зачастую и превышает очные аналоги, за счет привлечения высококлассных преподавателей, модульной системы курса, онлайн тестов и многого другого.

Дипломы и сертификаты по внутреннему аудиту

Для получения диплома, который подтверждает квалификацию в области внутреннего аудита, стоит выбрать международную программу иностранного института. На сегодняшний день российским специалистам доступны такие программы, как IPFM, IFA, ICFM и CIA.

Самый быстрый и эффективный способ освоить внутренний аудит — это дистанционный курс «Внутренний аудит» по программе британского Института профессиональных финансовых менеджеров (IPFM). Программа курса включает в себя понятия внутреннего контроля, обучение навыкам владения инструментарием внутреннего аудитора, идентификацию и управление рисками в СВА и другое.

«Дипломированный внутренний аудитор» (CIA) — самый ценный профессиональный международный сертификат (наряду с АССА, СIMA). Выдается он Международным Институтом внутренних аудиторов после успешной сдачи четырех экзаменов.

«Внутренний аудит» от IPFM — залог успешного развития карьеры финансового специалиста.

Освоение внутреннего аудита сегодня обусловлено нормативными требованиями законодательства. Те, кто сегодня приобретают необходимые знания, уже завтра могут войти в состав отдела по внутреннему аудиту или возглавить его.

Источник: https://finacademy.net/materials/article/vnutrenniu-aydit-novue-perspektivu

Юр-адвокат online
Добавить комментарий